Avez - Vous Vraiment Suivi La Gestion Des Documents?

On dit que la gestion des documents est comme le fait de ranger sa chambre, qu 'elle soit bien organisée ou non, avec confort.

Mais avez - vous déjà essayé de trouver une épingle de courbure d 'un entrepôt en désordre?

Gestion de documents, ce n 'est pas simplement diviser les dossiers en plusieurs fichiers.

Pour que nous puissions trouver rapidement des documents, il est indispensable de classer les documents de plusieurs dimensions.

Avec les solutions existantes, la méthode de gestion la plus courante et la plus efficace est le classement des dossiers et les paramètres d 'étiquette de fichier.

Comme nous nous en remettons généralement à la recherche d 'informations, plus les moteurs de recherche sont détaillés.

Le sens de l 'étiquette est de permettre au moteur de recherche d' obtenir le plus d 'informations possible et de localiser rapidement le fichier.

Le nombre d 'étiquettes peut être illimité, l' étiquette de chaque document doit être aussi longue et détaillée que possible et les informations qu 'il contient doivent être plus précises.

Ne vous inquiétez pas, l 'étiquette est utilisée pour la recherche et non pour la visualisation.

Il convient toutefois de noter que les étiquettes doivent être aussi uniformes que possible et que la recherche doit être plus précise.

La différence entre le système d 'étiquetage des documents et le système de fichiers réside dans le fait que le système de fichiers est classé en fonction de la logique de la connaissance (par exemple, i) des fichiers d' entreprise, ii) des fichiers d 'entreprise, généralement des structures arborescentes, en mettant l' accent sur l 'objet et l' archivage des documents;

Les systèmes d 'étiquetage sont classés en fonction de la nature des connaissances (contrats, paramètres du produit, etc.) et sont généralement des structures plates qui mettent l' accent sur la classification et l 'extraction des documents.

L 'étiquette de fichier correspond à une caractéristique physique du document, qui peut être un certain nombre de mots clefs pour le contenu intégral, la date de création ou de modification du document, le type de document, la description du document, etc.

Un fichier peut posséder une ou plusieurs étiquettes différentes, chaque étiquette pouvant présenter des informations de connaissances uniques.

Grâce à des étiquettes de fichiers détaillées, nous pouvons localiser rapidement et précisément les différents fichiers nécessaires sur la base d 'un répertoire de base des dossiers, sur la base des informations que nous connaissons.

Le nom de l 'étiquette du document devrait également être conforme aux principes de désignation susmentionnés, mais il pourrait être plus complet et plus détaillé.

Le même fichier peut ajouter plusieurs catégories d 'étiquettes différentes.

Mais si, dans une entreprise, vous passez du temps à diviser les fichiers, je les divise par type; si vous les pmettez par QQ, je les pmettrai par courrier, ce qui rendra la gestion inefficace et compliquera le travail.

Uniforme

Le système apporte une réelle valeur aux entreprises.

Comme on cherche des informations à l 'œil nu

Il faut équilibrer et réduire au minimum.

Il convient de classer les dossiers dans un ordre clair, de concevoir des sous - arbres de classification efficaces et de les encapsuler au - delà des quatre étages.

Les dossiers doivent en principe être classés en fonction du type de document, le grand nombre de documents pouvant être classés en fonction de la date et de l 'objet.

Pour que chaque document électronique archivé puisse trouver un répertoire unique et le plus court.

Le nom de répertoire peut être constitué en fonction de l 'objet de service et des informations de date.

Dans le même temps, il serait préférable que le classement des dossiers soit conforme aux principes suivants:

Principe MECE - les catalogues sont aussi indépendants que possible (mutually - exclusive) sans chevauchement et tous les catalogues sont aussi complets que possible (agrégatively - 13 \ \ 10 \ \ exhaustive) pour garantir l 'intégrité de leur contenu.

Assurez - vous que les limites des différents catalogues soient claires et précises.

Dans la mesure du possible, il est possible d 'éviter que le même document ne se trouve dans des catalogues différents et d' éviter autant que possible qu 'un document ne soit placé nulle part.

La répartition des fichiers doit être aussi uniforme que possible lorsqu 'elle est complètement épuisée.

Principe de commodité - la structure du catalogue doit être adaptée à ses usages et accessible.

Principe de stabilité - le Répertoire dans son ensemble devrait être relativement stable et ne pas être constamment modifié.

Principe de sécurité - la classification des catalogues doit faciliter la gestion des compétences.

Le nom du dossier n 'est pas non plus aléatoire, mais

Simplicité - les noms doivent être faciles à comprendre et, dans la mesure du possible, éviter d 'employer des mots éloignés.

Éviter les répétitions - éviter, dans la mesure du possible, le chevauchement complet ou partiel avec d 'autres dossiers supérieurs.

Normalisation des symboles - dans la mesure du possible, les symboles spéciaux ne sont pas utilisés.

Pour les symboles spéciaux, il est nécessaire d 'utiliser un sens uniforme, par exemple < \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \ \

Tri numérique - pour les structures de catalogue qui doivent être classées dans l 'ordre spécifié, des numéros de série tels que les numéros de numérotation / heure peuvent être ajoutés avant le nom du document.

Pour les fichiers provisoires, il est préférable d 'établir des dossiers temporaires en place pour faciliter le stockage de divers fichiers provisoires.

Les documents figurant dans le dossier temporaire doivent être régulièrement nettoyés.

Les fichiers fixes qui doivent être conservés en temps utile sont pférés à tous les types de fichiers fixes et supprimés en temps voulu si cela n 'est pas nécessaire.