アーカイブの検索ルール

　一、インデックスの作成の基本ルール

会社のトランザクションは異なり、生成されたトランザクションと受信されたトランザクションファイル内容は千差万別だが、これらの内容が異なるファイルに対してインデックスを作成するには、最も重要なルールは、一致性のあるファイルに対して平等であり、同じ態度と方法ですべての資料に対応することである。

　二、索引作成の一般的な方法

個人名でインデックスを作成することも、企業名でインデックスを作成することも、政府や政治派閥でインデックスを作成することもできます。いずれの方法を採用しても、最も重要な分類基準を確定し、それを根本的な区分根拠とするという同じ原則に注意しなければならない。

（一）個人名による索引作成

人名索引は、アーカイブに関連する人物を開示し、アーカイブの出所を特定する検索ツールです。利用者は人名索引を用いて、ある人物を記載した資料を調べることができる。

名前の中で、姓は最も重要な部分であり、名前は2番目に重要な部分と見なすことができる。ある有名人にあだ名があれば、そのあだ名に対してもこの原則に従わなければならない。名前の後ろには置けない、いくつかの重要な部分で構成された肩書きがあり、インデックスを作成する際には肩書きの構成部分の順に並べられます。一般的な肩書きとレベルはアーカイブされません。身分を証明したり、性別を区別したり、結婚状況や数字の順序を示す上で不可欠な肩書きとレベルではありません。

　　（二）企業・事業体名によるインデックス作成

企業・事業体名索引を作成する際には、上記のルールを遵守するほか、次の点に注意してください。

1.独立したフルネームで構成された会社名の中で、この名前を逆さまにして、前に出てきた言葉が「姓」です。Ted Corvair,Inc.という名前の場合、Corvairは最初の部分であり、Wedは2番目の部分である。会社がフルネームを使用していない場合は、通常の表記順にインデックスを作成します。

2.この会社の名前がCorvair Construction Companyの場合、アーカイブに表示される名前はそのまま本名です。

3.ある会社に2つの異なる名前がある場合は、最も一般的な名前に基づいてインデックスを作成し、別の名前を「相互参照エントリ」に登録します。

4.複合語を見つけたり、接続番号の名前を使ったりすると、全体と見なすことができます。同様に、新しく作られた言葉も全体として見ることができます。{page_break}

5.Los Alamosなどの複合地理名詞については、アーカイブ時にLosを第1部分と見なし、Alamosを第2部分と見なす。

6.方位語を重要な成分として含む名前インデックスを作成する場合、例えば、Northwestern Life Insurance Company，アーカイブ時には方位語ごとに区別されます。つまり、Northは第1の部分として、Westernは第2の部分として使用されます。

7.放送局、放送局の名称に使用され、単一の文字も分離して、独立した部分に処理しなければならない。アーカイブ時にボリューム全体の先頭に数字のシーケンスが配置されるように、一部の会社名に数字で表示されるコードが含まれています。記号がすべて書き出されている場合は、これらの記号はすべて保持され、アルファベット順にアーカイブされます。

8.外商銀行の名称及び名称に含まれる見出しは、一般的にそれらの正常な書き方でアーカイブされ、その中には姓やフルネームなど識別可能な成分が含まれていない限り、英語名と類似した部分的な処理が可能である。

　　（三）政府と政治名称による索引作成

政府文書のインデックスを作成するには、まず最も重要な単語を抽出します。部門、局、または委員会の名前でアーカイブする前に、国に従ってください。省または市であれば、同じ方法で、省、市の次はこのレベルの政府の対応する部門、局、またはその他のより小さな機関名です。

軍事施設は国家という大きな巻目の下に置かれ、施設名の小さな巻目の下に置かれなければならない。

インデックス作成の全体的な処理原則は、仕事中に私たち自身のインデックスを作成するための重要な参考になりますが、秘書の一人はまず、自社で使用できる特殊なインデックス作成方法を熟知しています。文書管理者は、過去にこの部門が構築した、すべての重要なインデックス作成に適した方法の種類の指導思想を秘書に紹介しなければならない。いずれにしても、秘書は常にこれらのガイドラインに従い、文書資料の誤置や紛失などの状況を最小限に抑え、抽出が必要な場合には迅速に間違いないようにしなければならない。