OAシステムの文書管理システムはお別れしました。

OAシステムが普及していない前に、企業の管理者たちはこのような悩みを持ったことがあります。ある社員が退職して、会社の情報と顧客資料を持っていくだけではなく、仕事の経験も企業に残していません。

新入社員が入社した後、また新たな研修を始めます。このように繰り返して、育成して、絶えず失って、特に今の人員の流動性が高い背景の下で、このような循環は企業に無形の損失が多くて、消耗が多いです。

どのようにこのような事件が頻繁に発生することを免れて、どのように従業員の高流動率の影響を下げて、企業の安定と発展を保証しますか？OAシステムは全体の仕事の過程の中で全局面を左右する役を演じています。

華天動力OAシステム文書管理システムは、上記の問題をどのように解決しますか？

企業の知識の最も重要な担体として、分散した文書は技能と経験の分離を意味して、いったん損失を受けると、直接技術上と業務上の失敗を招きます。

情報化が加速し、企業の指導者や管理者が文書管理の重要性を認識していくには、日常業務に欠かせない。

しかし、企業は文書管理を行う過程で、例えば、大量文書の保存、管理困難、検索が遅い、効率が低い、文書のバージョンがコントロールしにくい、出張時や退勤時に文書の影響を引き出すことができない、という状況がよくあります。

などの問題。

華天動力はOAオフィスシステムの文書センターと連携して、便利、すばやい、使いやすい操作を通じて、多くの企業のユーザーに大量の文書を作成し管理する機能を提供しました。

ドキュメントのアップロード、ダウンロード機能だけでなく、ドキュメントテンプレートの管理、スマート全文検索、ドキュメントの更新の注意喚起、プロジェクトシステムの完璧なサポート、柔軟な権限管理、厳密なバージョン管理、全面的なレポート分析などの機能をサポートします。

企業が使う過程の中で操作を簡単にさせて、探しやすいです。権限があれば、取った文書を使って管理します。

企業はいずれも独自の文書様式を持っています。新しい文書を作成するには、既存の様式を適用する必要があります。

この目的を達成するためには、ファイルを作成する際に、既存のファイルをコピーしてからファイルに修正するのが一般的です。

この作業要求に適応するために、ファイルテンプレート機能を設定しました。

この設定はWordとExelタイプのファイルテンプレートをオンラインで作成することができます。テンプレートができたら、フォルダバインディングテンプレートやオンライン新規ファイルを作成する際にテンプレートを使用することができます。

一つのプロジェクトでは通常大量の文書が発生します。例えば、審査時にはプロジェクトの需要書、プロジェクトの方案書が必要です。入札時には入札書があり、施工時には安全保障書、進捗計画表などがあります。これらの文書はまとめてファイルツリーを形成する必要があります。

この中には、財務のチェックだけが許されるフォルダがあります。例えば、決算のように、あるフォルダは全体の人が確認する必要があります。例えば、進捗計画、安全検査など、アクセス権限のあるコントロールが必要です。

入札ファイルには、中には関連のものを置いています。

また、標準書と書式が必要です。これはファイルテンプレートを使用する必要があります。

類似のニーズに対して、プロジェクトルールという機能がシステムに設定されています。

その設定方式はプロジェクトの規則の中で、実際の業務の要求によって、先にフォルダツリーを規則によって建てられます。

新しいプロジェクトがある時は、直接プロジェクト規則に従ってフォルダを作成すればいいです。

プロジェクトの規則によって、業務ロジックに合うフォルダツリーを素早く作成できます。作業手順を大幅に簡略化し、作業効率を向上させます。

文書の数が多いと、すぐに文書を見つけるのが大変です。日常的に該当するフォルダを作っていないと、ファイルが混乱してしまいます。ファイルを探すには手がつけられません。

このため、システムには二つの照会機能が提供されています。私たちはすばやく文書を見つけることができます。

私たちは全文検索機能によってファイル検索を実現できます。

システム左側のメニューの下に全文検索検索機能を提供します。

ここで検索するドキュメントの内容キーワードを入力します。システムは自動的にすべてのドキュメントを検索し、ドキュメントのタイトルと内容を通して関連するすべてのドキュメントを検索できます。

検索したファイルもファイルの権限によって表示されます。権限のないファイルは確認できません。

標準検索機能も適用できます。ファイル名、キーワード、作成者、作成日時、最終修正時間などの条件で検索できます。

全文検索機能はファイルのタイトルを通じて検索できるだけではなく、最も重要な点は、ドキュメントの内容を直接検索し、キーワードに従って内容を比較し、必要な文書を見つけ、仕事に大きな便宜を提供することです。

いくつかの機能をアピールする以外に、華天動力は協力します。

文書管理システムはまた、メモリアクセスビュー、柔軟な権限制御、ISOに準拠したバージョン制御機能を備えています。

自動記憶のアクセスビューは、ユーザーがより快適に使用できるようになります。

フレキシブルな権限制御は、秘密文書に対して、見ることができない従業員に権限を開放しないようにコントロールできます。編集できないユーザーに対してのみ確認できます。変更可能なユーザーには、ファイルを削除したりダウンロードしたりすることができますか？

同時に、華天動力はOA文書管理システムと連携してISOのバージョン制御に適合しています。

企業の変わりやすい文書情報については、多くの人が同じ文書を操作しています。通常は記録を修正するのは難しいです。修正過程で問題が発生し、検索しにくいです。バージョンがあれば、すべての問題をコントロールして、刃を引いて解決します。

この機能は企業にISO文書化を実現するための強力なツールです。