데이터화된 출장 관리

"데이터와 분석은 기업이 호텔 및 항공사와 가격을 협상할 때 더욱 파악할 수 있을 뿐만 아니라, 그들이 효과적인 출장 관리 정책을 제정하고 출장 전, 중, 후의 절차를 커버하여 미래의 출장 지출을 줄이는 데 도움이 될 것이다."리마코(Marco Pellizzer) 아메리칸 익스프레스 부회장은 이같이 말했다.

데이터가 없는 곳이 없다

말하자면출장 관리의 데이터 단서가 곳곳에 있다.

큰 측면에서 보면 회사의 연간 예약액, 평균 가격 수준, 가장 많은 항공사와 호텔 정보 등을 포함한다.어렸을 때부터 직원들의 이동 궤적, 출장 선택의 행위 선호 등과 관련된다.

"새로운 회사는 이런 데이터를 가지고 출장 정책을 제정하고, 성숙한 회사에 대해서는 매년 이런 데이터를 가지고 분석을 한다. 반대로 정책이 실제 상황에 쓰였는지, 실현되지 않은 원가 절약이 얼마나 되었는지, 어떤 부분에 과도한 지불이 발생했는지를 본다."한 대형 다국적기업 구매부 책임자인 왕단(王丹)이 말했다.

그러나 대량의 데이터에 직면하여 기업은 어쩔 줄 몰라 분석할 때 어디서부터 손을 대야 할지 모를 뿐만 아니라 데이터의 수집과 추적만으로도 힘이 미치지 못한다. 대형 다국적기업에 있어 출장 관리의 데이터'맹점'도 대량으로 존재한다. 예를 들어 많은 기업들이 티켓 추적에 있어 큰 도전에 부딪힌다."회사에서는 직원들이 어떤 예약한 비행기표를 사용하지 않아 폐기했는지 잘 몰라요. 이 부분의 낭비가 너무 많아요. 큰 기업일수록 이 부분의 손실은 놀라워요."한연 국항판매부 고객개발 고위 매니저가 말했다.

완전한 집중화 관리를 하지 못하는 것은 데이터 분실을 초래하는 원인 중 하나이기 때문에 기업에 있어 각종'외뇌'를 빌려 더욱 전면적인 데이터 수집을 해야 한다. 이런 경로는 회사 내부의 결산 시스템일 수도 있고 출장 회사일 수도 있고 항공사와 호텔 등 공급업체도 포함된다. 물론은행 신용카드도 가능한 선택이다. "이런 데이터의 중첩 대비를 빌려 더욱 진실하고 효과적인 출장 도표를 얻을 수 있다."왕단 씨가 말했어요.

응용이 매우 유망하다.

데이터의 안내가 있으면 기업의 출장 비용은 수동적인 소모가 아니라 더욱 최적화된 것이다자원 구성。이로써 기업은 리마가 말한 것처럼 '시차 여행을 투자로 삼아 이 투자의 수익률을 극대화할 수 있다.'

일부 비교적 직접적인 응용은 이미 많은 대기업에서 채택되었다. 예를 들어 회사의 연간 항공 비행기표 비용과 2012년 동기의 비교, 또는 동기 시장의 평균 가격과 비교를 통해 회사의 출장 정책이 효과가 있는지 판단한다.데이터 분석을 통해 회사가 가장 자주 사용하는 10개의 항로를 발견할 수 있다. 이런 항로에서 항공사와 가격 협상을 하거나 러시아워의 일부 위치를 확보할 수 있다.

그러나 이런 것들은 데이터 분석의 초급 단계일 뿐이다. 독일 가혜의 글로벌 데이터 보고 시스템은 백여 가지 서로 다른 데이터 차원을 제공할 수 있다. 그 중에서 기업의 서로 다른 원가 센터와 부서, 시간, 도시, 항공사, 호텔 등을 포함한다. 기업은 자신의 수요에 따라 서로 다른 모듈의 조합을 추출할 수 있다.예를 들어 어떤 부서가 특정한 도시에 있고 특정한 기간 동안의 출장 지출 특징은 심지어 특정한 관리인의 출장 정책 집행 상황이 어떠한지 세분화할 수 있다.

하면, 만약, 만약...데이터분석을 세분화하면 그 중에서 더 큰 가치를 발견할 수 있다. 예를 들어 회사가 큰 고객 협의를 통해 항공사와 특정한 항로에서 낮은 가격을 얻을 수 있지만 다른 항로에서 항공사에 의해 가격이 올랐을지도 모른다. 글로벌 항로 데이터의 집중적인 표현을 통해 관리자에게 더욱 전면적인 기업 출장 도표를 볼 수 있다.어떤 항로에 국한되지 않고 전체 원가의 최적화 방안을 세우도록 하다.

또한 데이터 발굴의 효과는 회사로 하여금 직원들에게 더욱 많은 편의성을 제공하게 할 수 있다. 예를 들어 일부 회사는 베이징과 상하이에서 빈번한 비행을 필요로 하고 매일 밤 한 항로에서 일정한 수량을 고정적으로 유지하는데 이런 정보는 항공사가 필요한 기종을 목적성 있게 배정할 수 있다.한연은 이렇게 하면 항공사들이 큰 고객의 수요에 호응해 조정할 것이라고 말했다.

한편, 직원의 행위에 대한 분석은 출장 정책에 대해 진일보한 조정을 하여 더욱 목적성을 가지게 한다. 예를 들어 직원이 비행기표를 예약할 때 그 중 일부는 직접 왕복표를 예약하고 일부는 주문 일정표를 예약한다. 그러면 회사에서 후자가 비교적 많은 시간을 차지하는 것을 발견하면 출장 정책에 나타난다. 이를 통해 직원들이 왕복표를 예약하도록 격려한다.또한 직원의 이동 궤적을 파악함으로써 회사는 직원의 출장 좌표를 명확하게 파악하여 적시에 직원에게 공동 렌터카를 빌려 이동하는 건의를 전달할 수 있다.

이어 "정확하고 종합적이며 포괄적인 데이터 지원이 있다면 기업은 내부통제와 외부통제에 있어 비용 절감뿐 아니라 직원 관리에도 유리한 공간을 가질 수 있을 것"이라고 덧붙였다.독일 가혜국제중국구 왕루 사장은 데이터가 기업 출장 관리에서 점점 중요한 역할을 발휘할 것이라고 지적했다.